Politique sur la confidentialité et la protection des renseignements personnels.

1. Généralités

Le Comité sectoriel de main-d’œuvre de l’économie sociale et de l’action communautaire (ci-après CSMO-ÉSAC) reconnaît qu’elle aura accès à des renseignements personnels, confidentiels, stratégiques, commerciaux, techniques ou juridiques liés aux opérations des entreprises, organismes, travailleurs, participants aux formations (ci-après parties prenantes), notamment, en ce qui concerne ses stratégies, ses opportunités d’affaires, sa propriété intellectuelle, ses ententes d’impartition et autres informations de cette nature.

Le CSMO-ÉSAC s’engage donc à protéger la confidentialité et la sécurité des renseignements personnels de ses parties prenantes. La présente politique sur la protection des renseignements personnels a pour but d’aider à comprendre les pratiques en matière de collecte, d’utilisation, et de conservation des renseignements personnels.

2. Lois applicables

Le CSMO-ÉSAC est assujettie aux dispositions relatives à la protection des renseignements personnels de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ, c. P-39.1) lorsque ce type de renseignement est détenu dans le cadre de ses fonctions et activités.

3. Collecte de renseignements

Les renseignements personnels sont recueillis de plusieurs façons, entre autres par l’entremise de formulaires selon le modèle d’affaires, le transfert des données dans la base de données, par communication avec nous en personne, par téléphone, par la poste ou par courriel. Le CSMO-ÉSAC ne recueille que les renseignements personnels nécessaires pour la conduite de ses activités et pour la réalisation des fins déterminées.

Selon les circonstances, les renseignements personnels peuvent comprendre les identifications des entreprises et organismes, les identifications des travailleurs-euses, les données des participants-es aux formations, les données sur les partenariats, les renseignements sur la gestion de paiement, les renseignements stratégiques ou contractuels d’une entité, etc.

4. Utilisation des renseignements

Des mesures pour que seules les personnes autorisées aient accès aux renseignements personnelles et soient autorisées à traiter les données ont été mises en place. Ainsi, un engagement de confidentialité devra être signé, au préalable, par tous les employés-es, partenaires, mandataires et/ou sous-traitants de CSMO-ÉSAC ayant accès aux systèmes informatiques et aux données confidentielles. De sorte, qu’aucune donnée ne sera transférée vers une partie tierce sans l’approbation écrite des parties prenantes.

Le CSMO-ÉSAC reconnaît que l’Information confidentielle demeure la propriété exclusive des parties prenantes et que toute divulgation non autorisée de cette Information confidentielle peut lui causer des dommages importants. Afin de protéger les intérêts des parties prenantes, le CSMO-ÉSAC utilisera l’Information confidentielle divulguée uniquement aux fins pour lesquelles elle a été divulguée. De plus, toutes les données des parties prenantes demeurent confidentielles, sauf si elles ont été publiées dans les médias ou par les parties prenantes.

Un document est considéré non confidentiel:

• S’il ne contient aucun renseignement personnel et n’a aucune valeur stratégique pour l’entité;
• Si au moment de sa divulgation, était du domaine public;

S’il devient disponible, après le transfert d’information entre les parties prenantes et le CSMO-ÉSAC, de façon générale au public, par la publication ou autrement, et que cette divulgation n’est pas le résultat d’une faute commise par le CSMO-ÉSAC;

S’il est divulgué à CSMO-ÉSAC par une tierce partie;

S’il s’agit d’information gouvernementale.

Les renseignements collectés sont utilisés pour les finalités suivantes :

• Enregistrer les données confidentielles dans la base de données;
• Sauvegarder les changements apportés dans la base de données;
• Traiter les données;
• Analyser et répondre aux requis des parties prenantes;
• Élaborer des stratégies adaptées pour le développement de la main-d'œuvre;
• Concevoir des programmes de formation pertinents;
• Promouvoir l'attraction et la rétention de la main-d'œuvre;
• Offrir des ressources et des outils en gestion des ressources humaines.

5. Conservation des renseignements

Le CSMO-ÉSAC conserve les informations personnelles des parties prenantes tout aussi longtemps que nécessaire pour fournir ses services, ou tel que requis par les lois, réglementations ou ordonnances gouvernementales applicables. Les renseignements personnels peuvent être conservés pour des périodes différentes selon la nature des renseignements et la raison pour laquelle ils sont détenus. En utilisant les services du CSMO-ÉSAC, les parties prenantes donnent leurs consentements au transfert d’informations personnelles vers sa base de données. Le CSMO-ÉSAC ne vend jamais les données personnelles à des tiers et une autorisation écrite avant de transférer de l’information confidentielle d’une partie prenante à un tiers est exigée.

Le CSMO-ÉSAC a mis en place des mesures de protection physiques, technologiques ou administratives appropriées pour protéger la confidentialité et la sécurité des renseignements personnels contre une destruction accidentelle ou non conforme aux lois, une perte accidentelle, une modification, une divulgation ou un accès non autorisé, un mauvais usage ou toute autre forme illégale de traitement des renseignements personnels en sa possession.

Cependant aucune méthode de transmission Internet ni aucun moyen de stockage électronique n’est sécuritaire à 100 %. Si vous avez des raisons de croire que le caractère confidentiel des renseignements personnels et/ou confidentiels a été compromis, veuillez communiquer avec nous.

Le CSMO-ÉSAC convient, au surplus, de poser sans délai les actes nécessaires afin de limiter les dommages susceptibles de résulter d’une atteinte, de procéder à une enquête afin d’identifier toute vulnérabilité et d’apporter les correctifs nécessaires en vue d’éviter toute répétition d’un tel incident

6. Mise à jour

Le contenu de cette politique peut être modifié sans préavis pour refléter les changements apportés à nos pratiques, notre technologie, nos exigences légales et d’autres facteurs. Les modifications apportées à cette politique entreront en vigueur immédiatement. Nous encourageons donc les parties prenantes à demeurer informées de la manière dont le CSMO-ÉSAC traite les renseignements personnels.

7. Nous joindre

Pour tout commentaire, question, préoccupation, demande ou plainte concernant tout renseignement personnel ou sur les pratiques en matière de protection des renseignements personnels, les parties prenantes sont invitées à communiquer avec nous à l’adresse suivante :

CSMO-ÉSAC1431, rue Fullum bureau 106, Montréal, Québec, H2K 0B5.

À l’adresse courriel suivante : presidence@csmoesac.qc.ca

Politique adoptée le 11 septembre 2023